寿县双门铺黄氏宗亲理事会财务管理办法

为规范寿县双门铺黄氏宗亲理事会财务行为,保护广大黄氏宗亲的合法经济权益,防范资金风险,杜绝资金不良流动,正确地管理资金,充分发挥资金在续修谱工作中的最大效益,本着厉行节约、合理使用的原则,特制定本财务管理办法。

一、财务机构设置

理事会负责对财务机构的日常管理。财务组 设组长一名,会计一名、出纳一名,总保管一名,财务监督 5至7 名。

二、资金管理

1、财务上接受的所有捐款和黄氏人口所收的登记费必须存入银行帐户,由总保管员保管,任何个人不得私存资金。

2、需要支取的资金必须凭理事会公章和会长印鉴及会计印章支取。

3、理事会负责印制专用的收款收据,收据一式三联,一联交与捐赠人(交款人),一联交与会计做帐,一联留作收款人存根,以便及时与会计对帐。

4、各登记人员所领的收据必须进行号码登记,作废收据不得撕毁,仍放在一本收款收据之内,以便核查。三联单应妥善保管,不得遗失。

5、备用现金只放在出纳处保管,但数额不得超过5000元,遗失由出纳自行负责。会计不得保管现金,只管帐目。

6、出纳每月要向会计报帐一次,并将当月费用进行归纳,分科做好资金平衡表,月底报帐。

7、会计可采用通报的形式,每月底在微信平台上公布当月资金使用情况,以便广大宗亲及时掌握资金的用途与去向。

8、无论理事会会长、会计、出纳、理事会成员以及资金管理人员,不得将集体资金转借他人或挪作他用,一经发现有借款行为都视作私人借款,不得与集体牵扯,并由出借人及时补齐公款。如不补齐由理事会集体处理,开除其任职资格。数额较大的将按国家财经管理办法严肃处理,情节严重的报司法机关追究责任。

9、凡宗亲捐款捐物及筹资一律由理事会接受,任何个人不得接受捐款捐物及筹资。

10、寿县双门黄氏理事会专用帐号为 6217788305900686309 黄洋生 保管员 黄先长

三、报销审批程序

1、理事会所有的经费开支必须要有发票,凭票报销。

2、经费开支的报销票据上必须要有开支事由、经办人、证明人、会计审核等程序,手续完备后再进行审批。

3、报销原则:凡是用于本宗亲续谱工作中所发生的一切支出,须先请示理事会同意后,方可开支。如外地来人招待费、外调人员车船费(不含飞机票)、住宿费、人工费、打印费及购买的办公用品及办公室水电费可以报销,所有私人发生的费用一律不予报销,所有参与续修谱工作人员没有工资报酬。

4、审批程序:正常的费用在 1000 元(含1000元)以下的(手续齐全)可由理事会会长审批,超过1000元以上的必须由理事会会长召集三名以上理事会成员集体审批。5000元以上款项用途必须召开理事会讨论。

四、财务监督

1、财务报表由会计每月底向理事会通报一次,接受理事会的监督,理事会会长审阅财务报表。每个理事会成员都是财务监督员,监督资金的使用与资金的管理,对不符合报销原则的发票有权提出异议,并要求复核,审批人员解释。不符合报销手续及相关程序的一律不予批报。

2、理事会成员应监督资金的使用过程,特别是大宗资金的使用要全程管控,以防资金流失。

3、理事会会长,副会长及理事成员对每笔资金的使用都有知情权,随时可以抽查资金的银行存款及帐目,会计出纳不得推诿搪塞,以便及时发现问题,及时处理问题,及时做好防范措施。

4、财务监督人员每月抽查审核一次资金使用情况。

五、资产管金

黄氏宗亲一切捐赠的财物都将视作有形资产,会计应建立固定资产科目。其内容包括:办公用具、捐赠的财物、及电脑等设备。所有固定资产都将是寿县双门铺黄氏族人的共同财产、任何个人不得侵占和私吞。一经发现立即追回,数额较大的报公安司法机关裁决。

六、资金的使用原则

理事会使用资金必须要坚持厉行节约,合理使用的原则,不得铺张浪费乱花钱,要使每一分钱都用在该用的地方,真正让广大宗亲放心。

七、以上六条中对资金的管理、使用、监督存在着许多未尽事宜,在实行工作中及时予以完善和补充。

八、本财务管理办法最终解释权,属于寿县双门铺黄氏宗亲理事会。

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